Versie 2.2, laatst bijgewerkt op 12 oktober 2026

1. Wie wij zijn

CoachX is de handelsnaam van Fabian Polak, gevestigd aan de Noordeindseweg 9, 2645 AK Delfgauw, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67018815. CoachX biedt online health- en fitnesscoaches een ecosysteem om hun coachingonderneming op te zetten, te laten groeien en te beheren: een website, een betaalomgeving, een coachingapp, business coaching, sales support (waaronder de AI Setter) en advertenties. Daarnaast ontwikkelt CoachX het consumentenplatform YourCoachX. Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via legal@coachxlifestyle.com. CoachX heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat de wet dat voor onze activiteiten niet vereist.

2. Voor wie deze verklaring geldt

Deze privacyverklaring geldt voor:

• bezoekers van onze websites, waaronder coachxlifestyle.com;
• coaches die met CoachX samenwerken of daarover met ons in gesprek zijn, en de personen die namens hen optreden;
• klanten en leads van coaches, voor zover CoachX hun gegevens verwerkt. Daarvoor geldt een bijzondere rolverdeling, die in artikel 5 is toegelicht;
• bezoekers van YourCoachX en personen die daar een review plaatsen (artikel 6);
• coaches die de AI Setter gebruiken en iedereen die een coach via Instagram een bericht stuurt of op berichten van de coach reageert (artikel 7).

Voor de gegevens in de artikelen 3, 4 en 6 en de gegevens van coaches in artikel 7 is CoachX de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens in artikel 5 en de gegevens van contacten van coaches in artikel 7 is CoachX in de regel verwerker namens de coach.

3. Bezoekers van onze website

Als je onze website bezoekt, verwerken wij technische gegevens zoals je IP-adres, browser, apparaat en de pagina’s die je bezoekt. Dat doen wij om de website goed en veilig te laten werken (gerechtvaardigd belang) en, als je daarvoor toestemming geeft, om het gebruik van de website te analyseren en advertenties te meten. Welke cookies en vergelijkbare technieken wij gebruiken en hoe je je voorkeuren aanpast, staat in onze cookieverklaring. Vul je een formulier in, bijvoorbeeld om een kennismakingsgesprek aan te vragen, dan verwerken wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en wat je ons verder meedeelt, om je aanvraag te behandelen en contact met je op te nemen. Dat is nodig om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij een samenwerking tot stand komt.

4. Coaches en aspirant-coaches

4.1 Welke gegevens

• contact- en bedrijfsgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en btw-status;
• gegevens die je tijdens de onboarding aanlevert, zoals je profiel, huisstijl, aanbod, prijzen en beeldmateriaal;
• financiële gegevens: het Stripe Connected Account op jouw naam, de betalingen van jouw klanten, de vergoedingen die CoachX inhoudt, facturen, maandoverzichten en je IBAN;
• gegevens die wij op grond van de DAC7-regelgeving moeten verzamelen en melden aan de Belastingdienst: naam, adres, geboortedatum (als je een natuurlijk persoon bent), KvK-nummer, btw-nummer, fiscaal identificatienummer (voor een eenmanszaak is dat het BSN), IBAN en de via CoachX behaalde omzet;
• de communicatie met je business coach, sales support en de Meta Ads Expert, onder meer in ClickUp en per e-mail, en de plannen en taken die daaruit voortkomen;
• opnames, transcripten en samenvattingen van online gesprekken (artikel 4.3);
• gebruiksgegevens van het CoachX Dashboard en de coachingapp, zoals inloggegevens en activiteit;
• beeldmateriaal dat je aanlevert voor je website, YourCoachX en promotie;
• als je de AI Setter gebruikt: de gegevens van je gekoppelde Instagram account en je instellingen (artikel 7).

4.2 Waarvoor en op welke grondslag

• Het uitvoeren van de samenwerkingsovereenkomst: onboarding, het bouwen en hosten van je website, toegang tot het dashboard en de coachingapp, business coaching, sales support (waaronder de AI Setter), advertenties, betalingen en afrekening (uitvoering van de overeenkomst).
• Onze administratie, facturatie en de fiscale bewaarplicht, en de melding aan de Belastingdienst op grond van DAC7 (wettelijke verplichting).
• Het opnemen, transcriberen en samenvatten van gesprekken om kennis en afspraken vast te leggen, taken aan te maken en een dossier op te bouwen waarmee wij je begeleiden (gerechtvaardigd belang; zie 4.3).
• Het inzetten van AI bij het opstellen van maand-, kwartaal- en contentplannen en via AI-agents in ClickUp (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang; zie 4.4).
• Het gebruik van door jou aangeleverd beeldmateriaal voor de promotie van jou en van CoachX, op onze website, YourCoachX, social media en in advertenties, zoals afgesproken in de samenwerkingsovereenkomst (uitvoering van de overeenkomst).
• Het sturen van updates over het CoachX Ecosysteem en aanbiedingen voor vergelijkbare diensten aan coaches met wie wij samenwerken (gerechtvaardigd belang). Je kunt je daarvoor op elk moment afmelden via de link in het bericht of via legal@coachxlifestyle.com. Nieuwsbrieven aan personen met wie wij niet samenwerken sturen wij alleen met toestemming.
• Het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van misbruik en het onderbouwen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken (gerechtvaardigd belang).

4.3 Opname van gesprekken

Online gesprekken tussen jou en CoachX, zoals onboardingsgesprekken, strategy calls en gesprekken met je business coach, kunnen worden opgenomen en met behulp van software (op dit moment Fathom) worden getranscribeerd en samengevat. Wij gebruiken de opnames uitsluitend om de samenwerking uit te voeren: het vastleggen van afspraken, het aanmaken van taken en het opbouwen van een dossier dat je business coach gebruikt om je te begeleiden. Wij behandelen de opnames vertrouwelijk en delen ze niet met andere coaches. Bezwaar tegen opname kun je vooraf of tijdens het gesprek kenbaar maken; wij zoeken dan naar een alternatief, zoals schriftelijke notulen.

4.4 Gebruik van AI

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen bij het opstellen van plannen, het analyseren van gegevens en het beantwoorden van vragen, onder meer via AI-agents in ClickUp en de AI Setter (artikel 7). Communiceer je met een AI-agent, dan is dat als zodanig herkenbaar. AI-output wordt door een medewerker beoordeeld voordat daar beslissingen op worden gebaseerd. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen voor jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Waar mogelijk kiezen wij voor instellingen waarbij jouw gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen.

4.5 Wie binnen CoachX toegang heeft

Medewerkers en zelfstandige opdrachtnemers die voor CoachX werken, zoals business coaches, high-ticket closers, appointment setters, Meta Ads Experts en developers, hebben toegang tot jouw gegevens voor zover dat nodig is voor hun werk. Zij zijn tot geheimhouding verplicht.

5. Klanten en leads van coaches

Ben je klant of lead van een coach die met CoachX samenwerkt, dan is die coach de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens, zoals je aanmelding, je contactgegevens, je doelen, je trainings- en voedingsgegevens, je check-ins en je betalingen. CoachX verwerkt deze gegevens als verwerker, in opdracht van je coach, binnen het CoachX Dashboard, de website van je coach, de coachingapp, sales support (waaronder de AI Setter) en advertenties. De privacyverklaring van je coach beschrijft hoe je coach met jouw gegevens omgaat en welke rol CoachX daarbij heeft. Wil je een van je rechten uitoefenen, richt je dan tot je coach. Ontvangen wij een verzoek van jou, dan sturen wij dat door naar je coach. Voor verzoeken om verwijdering van gegevens uit de AI Setter kun je ook rechtstreeks bij ons terecht (artikel 7.7). In een beperkt aantal gevallen is CoachX zelf verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van klanten van coaches:

• voor beeldmateriaal waarop je te zien bent en dat wij, met jouw uitdrukkelijke toestemming, gebruiken voor promotie;
• voor het uitnodigen van klanten om een review te plaatsen op YourCoachX en het publiceren van die reviews (artikel 6);
• voor gegevens die wij anonimiseren om onze dienstverlening te verbeteren; die gegevens zijn daarna niet meer tot jou herleidbaar;
• voor gegevens die wij op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren of verstrekken.

Betaal je aan je coach via een betaalpagina van CoachX, dan verloopt de betaling via Stripe. Stripe verwerkt je betaalgegevens onder haar eigen privacyverklaring.

6. YourCoachX

YourCoachX is het platform van CoachX waarop consumenten coaches kunnen vergelijken en worden doorgestuurd naar de website van de coach van hun keuze. YourCoachX is in ontwikkeling. Zodra het platform beschikbaar is, verwerkt CoachX als verwerkingsverantwoordelijke de bezoek-, zoek- en klikgegevens van bezoekers om het platform te laten werken en te verbeteren (gerechtvaardigd belang en, voor cookies die niet noodzakelijk zijn, toestemming). Kies je op YourCoachX voor een coach, dan worden je gegevens vanaf dat moment verwerkt namens die coach (artikel 5). CoachX kan klanten van een coach uitnodigen om een review over die coach te plaatsen. Plaats je een review, dan publiceren wij je voornaam en je review op YourCoachX. Je kunt je review laten verwijderen via legal@coachxlifestyle.com. Wij controleren of een review afkomstig is van een klant die daadwerkelijk een traject bij de coach heeft gevolgd.

7. Instagram en de AI Setter

Coaches die met CoachX samenwerken, kunnen hun Instagram account koppelen aan de AI Setter van CoachX. De AI Setter beantwoordt namens de coach berichten op Instagram, stelt vragen om te bepalen of een coachingtraject past en plant kennismakingsgesprekken in. Dit artikel geldt voor coaches die de AI Setter gebruiken en voor iedereen die een coach via Instagram een bericht stuurt of op berichten van de coach reageert. Berichten van de AI Setter worden met behulp van AI opgesteld. Dat maken wij aan het begin van het gesprek kenbaar, en de AI Setter ontkent nooit een AI te zijn als je daarnaar vraagt. De coach kan een gesprek op elk moment overnemen. Geef je aan dat je geen berichten meer wilt ontvangen, dan stopt de AI Setter met reageren. Lijk je jonger dan 18 jaar, dan wordt het gesprek aan de coach overgedragen. De AI Setter neemt geen besluiten die rechtsgevolgen voor je hebben of die je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

7.1 Rolverdeling

Voor de gegevens van de coach is CoachX verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van mensen die de coach een bericht sturen, is de coach verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt CoachX de gegevens als verwerker in opdracht van de coach (zie ook artikel 5). Omdat de koppeling met Instagram via CoachX loopt, kun je een verzoek om je gegevens te verwijderen ook rechtstreeks bij CoachX indienen (artikel 7.7).

7.2 Welke gegevens we verwerken

Van de coach:

• het Instagram account ID en de gebruikersnaam;
• een versleuteld toegangstoken;
• de instellingen van de AI Setter en de informatie die de coach aanlevert over het aanbod en de werkwijze.

Van mensen die de coach een bericht sturen:

• Instagram ID, naam, gebruikersnaam en profielfoto;
• het aantal volgers en of jij en de coach elkaar volgen, zoals Instagram dat verstrekt nadat je de coach een bericht hebt gestuurd;
• de inhoud van berichten en bijlagen, inclusief de antwoorden van de coach en de AI Setter;
• reacties op berichten en posts van de coach;
• tijdstippen van berichten;
• antwoorden op vragen over doel, situatie, planning en budget;
• gegevens van een geboekt gesprek: naam, e-mailadres en tijdstip;
• notities en door AI gemaakte samenvattingen van het gesprek.

7.3 Gezondheidsgegevens

Soms vertelt iemand uit zichzelf iets over zijn of haar gezondheid, bijvoorbeeld een blessure. De AI Setter vraagt daar niet naar en je hoeft zulke informatie niet te delen om een kennismakingsgesprek in te plannen. Gesprekken waarin iemand gezondheidsinformatie deelt, worden aan de coach overgedragen. Wij gebruiken deze informatie niet voor andere doeleinden.

7.4 Waarvoor en op welke grondslag

Wij gebruiken deze gegevens alleen om namens de coach berichten te beantwoorden, te bepalen of een traject past, kennismakingsgesprekken in te plannen en de gesprekken voor de coach zichtbaar te maken in het CoachX Dashboard. De gegevens van een coach en diens contacten worden alleen voor die coach gebruikt, niet voor andere coaches en niet voor eigen marketing van CoachX. Voor de gegevens van de coach is de grondslag de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst. Voor de gegevens van mensen die de coach een bericht sturen, is de verwerking nodig om op hun verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst met de coach, en berust zij op het gerechtvaardigd belang van de coach om berichten snel en zorgvuldig te beantwoorden.

7.5 Hoe lang we gegevens bewaren

• Gesprekken en de bijbehorende gegevens bewaren wij zolang de coach de AI Setter gebruikt, met een maximum van 12 maanden na het laatste bericht in een gesprek.
• Ontkoppelt een coach het Instagram account, dan verwijderen wij het toegangstoken direct en de gegevens van de contacten van de coach binnen 30 dagen, tenzij de coach binnen die termijn hetzelfde Instagram account opnieuw koppelt.
• Technische logbestanden bewaren wij maximaal 30 dagen. Back-ups worden binnen 7 dagen overschreven.
• Wordt iemand klant van de coach, dan gelden voor de gegevens die nodig zijn voor het coachingtraject de afspraken uit artikel 5.

7.6 Wie de gegevens verwerkt

Voor de AI Setter werken wij met Meta (Instagram), Hetzner (servers in de EU), Anthropic (het genereren van antwoorden), Cal.com (het inplannen van gesprekken) en Bubble (het CoachX Dashboard). Anthropic gebruikt de gegevens die het via onze koppeling ontvangt niet om zijn modellen te trainen. Anthropic, Cal.com en Bubble kunnen gegevens buiten de EU verwerken. Daarvoor gelden verwerkersovereenkomsten en de waarborgen uit artikel 9. Berichten die via Instagram worden verstuurd, verwerkt Meta daarnaast onder zijn eigen privacybeleid.

7.7 Je gegevens laten verwijderen

Je kunt op elk moment verzoeken om je gegevens te verwijderen door een e-mail te sturen naar legal@coachxlifestyle.com, met je Instagram gebruikersnaam en de coach met wie je contact had. Wij verwijderen je gegevens dan binnen 30 dagen uit onze database en het CoachX Dashboard en laten je weten wanneer dat is gebeurd. Coaches kunnen de gegevens van hun AI Setter op elk moment laten verwijderen door Instagram te ontkoppelen in het CoachX Dashboard, of door de CoachX app te verwijderen in Instagram onder Instellingen, Apps en websites. Het toegangstoken en de gegevens die via de AI Setter zijn verwerkt, worden dan automatisch verwijderd, binnen de termijnen uit artikel 7.5.

8. Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, uitsluitend voor zover dat daarvoor nodig is:

• Everfit (coachingapp), Bubble (CoachX Dashboard en YourCoachX), mijn.host en WordPress (websites) en Hetzner (servers in de EU);
• Stripe (betalingen) en Meta (advertenties en de Instagram-koppeling van de AI Setter);
• Anthropic (AI-modellen voor de AI Setter);
• ClickUp (projectmanagement, communicatie en AI-agents), Google Workspace (e-mail, agenda en documenten), Postmark (e-mail), Zapier en vergelijkbare diensten (automatiseringen), Cal.com (afspraken) en Fathom (opnames en transcripties);
• zelfstandige opdrachtnemers die voor CoachX werken als business coach, sales support, Meta Ads Expert of developer;
• onze accountant en adviseurs, voor zover nodig voor onze administratie en juridische zaken.

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarnaast verstrekken wij gegevens aan de Belastingdienst (DAC7 en fiscale verplichtingen) en aan andere autoriteiten wanneer de wet ons daartoe verplicht. Bij een overdracht van onze onderneming, bijvoorbeeld aan een vennootschap die de activiteiten van CoachX voortzet, kunnen gegevens onderdeel zijn van die overdracht; wij informeren je daarover. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

9. Doorgifte buiten de EER

Een aantal van onze leveranciers, waaronder Everfit, Bubble, ClickUp, Fathom, Google, Stripe, Anthropic en Cal.com, verwerkt gegevens in de Verenigde Staten of andere landen buiten de Europese Economische Ruimte. Wij zorgen dat een doorgifte plaatsvindt op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-US Data Privacy Framework, of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen. Personen die voor CoachX werken kunnen daarnaast op afstand werken vanuit landen buiten de EER; zij benaderen gegevens uitsluitend via beveiligde toegang en, waar dat vereist is, op basis van standaardcontractbepalingen. Op verzoek geven wij je meer informatie over de gebruikte waarborgen.

10. Bewaartermijnen

• Gegevens van aspirant-coaches: tot 12 maanden na het laatste contact.
• Gegevens uit de samenwerkingsovereenkomst, facturen, maandoverzichten en betalingsgegevens: 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin de samenwerking is geëindigd (fiscale bewaarplicht).
• DAC7-gegevens: 10 jaar na afloop van het jaar waarop de melding betrekking heeft, zoals de wet voorschrijft.
• Opnames, transcripten en samenvattingen van gesprekken en het begeleidingsdossier: gedurende de samenwerking en tot 12 maanden daarna.
• Communicatie in ClickUp en per e-mail: tot 24 maanden na het einde van de samenwerking, tenzij een langere termijn nodig is voor de administratie of een juridisch geschil.
• Beeldmateriaal voor promotie: tot 12 maanden na het einde van de samenwerking, of eerder op verzoek.
• Gegevens die via de AI Setter worden verwerkt: zie artikel 7.5.
• Gegevens van klanten van coaches die wij als verwerker verwerken: na het einde van de samenwerking met de coach worden deze op verzoek van de coach teruggegeven of verwijderd, zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder toegangscontrole en tweestapsverificatie waar beschikbaar, versleuteling van gegevens tijdens transport, versleutelde opslag van toegangstokens, logging, regelmatige back-ups van systemen onder ons beheer en het beperken van toegang tot personen die de gegevens voor hun taak nodig hebben.

12. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen verwerkingen die berusten op een gerechtvaardigd belang, en om je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen. Berust een verwerking op je toestemming, dan kun je die toestemming op elk moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden. Een verzoek kun je sturen naar legal@coachxlifestyle.com. Wij reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit aan te tonen. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in je eigen land.

13. Minderjarigen

Onze diensten voor coaches zijn bestemd voor personen van 18 jaar en ouder. Coaches die minderjarigen begeleiden, zijn zelf verantwoordelijk voor de toestemming van ouders of voogden.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op coachxlifestyle.com. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij coaches met wie wij samenwerken per e-mail of via het CoachX Dashboard.

15. Contact

CoachX (Fabian Polak) Noordeindseweg 9, 2645 AK Delfgauw, Nederland KvK 67018815 E-mail: legal@coachxlifestyle.com